A partir de 31 de Dezembro de 2022, todos os fornecedores do estado terão de usar um sistema de faturação eletrónica.
Para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, em 2023, as faturas em PDF deixarão de ser consideradas como faturas eletrónicas, e só serão aceites com uma assinatura digital qualificada.
Dentro do mesmo tópico, as micro, pequenas e médias empresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades contratantes, são obrigada a emitir faturas eletrónicas a partir de 31 de Dezembro de 2022.
O que é uma Fatura Eletrónica
Para além disso é emitido através de um software certificado, comprovando a sua autenticidade, sendo que a AT (Autoridade Tributária) tem acesso direto a esses documentos fiscais, agilizando e simplificando a comunicação.
Mas então pode estar a perguntar-se… Eu envio faturas em PDF por e-mail? Não é considerada uma fatura eletrónica? A resposta é não. As faturas em PDF não são enviadas num formato estruturado, não podendo ser processadas automaticamente. A partir de 31 de Dezembro de 2022 têm de incluir uma assinatura digital qualificada.
Datas de entrada em vigor da Faturação Eletrónica
Como consequência da pandemia covid-19, o prazo para a obrigatoriedade da implementação da faturação eletrónica para as micro empresas e PME´s sofreu sucessivos adiamentos, dando a estas empresas mais tempo para se prepararem (esta obrigatoriedade já está implementada nas grandes empresas desde o início de 2021). Contudo o Decreto-Lei, de 30 de Junho nº 42-A/2022 definiu os prazos finais que faltavam.
Os fornecedores da administração pública, são obrigados a emitir faturas eletrónicas a partir de:
- 1 de Janeiro de 2021: grandes empresas
- 31 de Dezembro de 2022: micro empresas e PME´s, assim como as entidades públicas enquanto entidades contratantes
Vantagens da Faturação Eletrónica
Mesmo sendo uma implementação obrigatória, a Faturação Eletrónica trás várias vantagens às empresas como:
- Diminuição do trabalho burocrático e rotineiro e alocação dos colaboradores a outras funções necessárias;
- Maior automatização de processos;
- Redução de erros humanos na elaboração dos documentos;
- Maior segurança e garantias quanto à integridade do documento, uma vez que este é protegido pela assinatura digital;
- Agilização dos processos de envio
- Descentralização dos acessos aos documentos, e não ocupam espaço físico;
- Representam uma solução melhor para o ambiente;
- Ajudam-no a estar de acordo com os requisitos legais.